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Dis, c’est quoi un ERP | PGI ?

le 11 septembre 2019
Dis, c'est quoi un ERP, PGI ?

Définition de l’ERP

L’ERP (Entreprise Ressource Planning ou en français Progiciel de Gestion Intégré) est un progiciel permettant la gestion globale d’une entreprise.

L’ERP assure la traçabilité de l’ensemble des transactions, l’unicité de la donnée, sa centralisation dans une base de données unique, favorisant ainsi le travail collaboratif.

L’ERP BeeGest décloisonne les différents services de l’entreprise

C’est une solution logicielle adaptable composée de plusieurs modules interconnectés et couvrant la plupart des fonctions-clés de l’entreprise (CRM, Achats, Stocks, Vente, Traçabilité, Logistique, Production, SAV, Affaires…).

À l’aide de ce système unifié, les utilisateurs des différents services de l’entreprise travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique.

Ce modèle permet d’assurer l’intégrité des données, la non-redondance de l’information, ainsi que la réduction des temps de traitement.

Les trois axiomes de l’ERP :

Unicité : La donnée existe en un seul exemplaire dans le modèle de données,

Centralisation : Toutes les données de l’entreprise sont regroupées dans une seule et même base de données,

Transversalité : L’information ainsi gérée, offre l’avantage d’une grande facilité d’accès et de partage (suivant des droits de visibilité pouvant être mis en œuvre).

Les pièges à éviter

L’ERP ayant depuis longtemps fait ses preuves, ce modèle à la fois organisationnel et technique est devenu un standard. Aujourd’hui sur le marché des produits de gestion d’entreprise, il n’y a plus un seul éditeur qui ne parle pas d’ERP ou de PGI. Et pourtant…

Toutes les solutions de gestion ne se valent pas et ne sont pas non plus de vrai ERP. Certains éditeurs n’hésitent pas à présenter un « ERP » composé de modules provenant d’origines différentes – souvent suite à des rachats d’éditeurs concurrents – ce qui au final ressemble plus à une grosse usine à gaz.

Il est donc conseillé de regarder sous le capot pour s’assurer qu’il s’agit bien d’un ERP et non pas d’une agglomération de différents logiciels ayant des interfaces différentes et un modèle de données différent et redondant sur certains champs.

Un autre piège à éviter (et que l’on évoque le moins souvent) c’est le facteur humain. La mise en œuvre d’un ERP s’appuie sur un principe de centralisation et de partage de l’information. Dès lors, il n’y a plus de « chasse gardée » tous le monde peut accéder à l’information et avoir un regard critique vis-à-vis des résultats constater. Pour certaines entreprises, qui ont une organisation basée sur l’individualité et non sur le groupe, le changement de paradigme n’est pas toujours évident à surmonter tant la résistance au changement peut être forte.

Il y a dans ce contexte un gros travail pédagogique à réaliser en amont avant d’entreprendre tout changement. Pour rappel, ce ne sont pas les nouvelles technologies en elles-mêmes qui font progresser les entreprises, mais le (bon) usage qu’elles en font et leur volonté d’en tirer le meilleur profit*

Rationaliser l’information pour gagner en efficience

Des flux d’échanges complexes et souvent dépendant des collaborateurs
A un flux unique de la base centrale vers l’utilisateur qui a besoin de l’information

Si les avantages sont nombreux, le premier que l’on peut évoquer c’est les gains de temps constatés dans les tâches de classement et de recherche de l’information. Les automatismes mis en œuvre par un ERP permettent précisément d’organiser naturellement l’information autour des tiers. Mais également d’offrir des fonctions permettant de trouver rapidement les données recherchées. Il y a donc bien une augmentation de l’efficience des collaborateurs avec la mise en œuvre d’un ERP. Cette efficience contribue grandement au retour sur investissement de ce type de projet.

Cet accès rapide à l’information (dit à 360°) depuis un tiers, offre une nette amélioration de la qualité des services apportés aux clients et globalement avec l’ensemble des partenaires de l’entreprise. Lorsque l’on sait que le nerf de la guerre économique réside dans la fidélisation des clients, l’amélioration de la qualité de la relation client ne peut être que bénéfique au développement de l’entreprise.

D’autre part, cette organisation de l’information contribue à une nette amélioration de la qualité des données. Dès qu’un collaborateur met à jour une donnée dans le système d’information, elle devient automatiquement par son aspect unique la nouvelle référence pour tout le monde et ce sans aucune ressaisie ou transfert entre des bases de données multiples. Tous les collaborateurs travaillent en temps réel avec le même niveau d’informations.

La multiplication des canaux de vente (eCommerce, magasin, réseau de distribution…) est aussi un facteur fort de redondance des données. Dans ce contexte une fois encore l’ERP va jouer un rôle essentiel dans l’optimisation des flux de données et la cohérence de l’information qui sera transmise au client pour lui offrir une expérience utilisateur de qualité.

L’ERP la solution de gestion d’entreprise aux vertus multiples

La traçabilité devient omniprésente dans tous les métiers. Que ce soit pour de raisons de sécurité, de santé, de garantie etc., elle devient même règlementaire et obligatoire. Dès lors comment assurer cette traçabilité sans effort lorsque l’on dispose d’un système d’information basé sur des bases de données multiples ? Là encore, l’ERP s’imposera comme le système le plus performant pour répondre en quelques secondes à des questions qui peuvent parfois prendre plusieurs heures pour rassembler toutes les données et apporter une réponse à un problème sanitaire…

La liste des avantages est longue. Chaque entreprise, pourrait ici apporter sa contribution tant la rationalisation du système d’information est bénéfique à la fois pour l’organisation des tâches mais également pour le confort qu’il apporte à chaque collaborateur, lui offrant ainsi la possibilité de s’orienter vers des missions à plus forte valeur ajoutée.

Favoriser le partage des informations

Dès que toutes les informations de l’entreprise sont centralisées dans une seule et même source de données, il devient naturellement plus facile pour l’ensemble des collaborateurs d’accéder à ces dernières. Pour autant, ceci ne signifie pas que toutes les données sont automatiquement visibles à tous les collaborateurs.

Si les ERP proposent en standard des fonctions de paramétrage des droits fonctionnels (créer, modifier, supprimer des entités), il convient aussi de s’assurer qu’il permet de proposer des restrictions de visibilité en répondre à l’exigence de confidentialité des informations sensibles et stratégiques de l’entreprise.

Structurer la gestion de la relation avec les tiers

L’ERP dope votre envie de partager

Si les fonctions de gestion (Achats, Stocks, Ventes, Productions, Expéditions…) sont couvertes par l’ERP, ce qui aujourd’hui fait la force de ce type de solution c’est la brique fonctionnelle « CRM » (Customer Relation Management) ou GRC en français pour Gestion de la Relation Client.

Ce module permet de constituer la base de connaissance des échanges entre les collaborateurs internes et les partenaires externes (clients, prospects, fournisseurs…) à l’entreprise. Cette base de connaissance est constituée de compte-rendu d’échanges téléphoniques, de courriels (envoyés et reçus avec Microsoft Exchange), de compte-rendu de missions ou de rendez-vous etc. L’ensemble des ces tâches sont alors regroupées sous une seule et même entité que l’on dénomme « Action ».

Chaque « Action » porte la traçabilité de celui qui l’a créée, de celui qui devra la prendre en charge et au bénéfice éventuellement de qui (prospects, clients, fournisseurs…). Une action pouvant être juste une tâche à accomplir pour soit même, elle n’aura dès lors pas d’association avec un contexte tiers particulier…

Dès lors, la CRM devient un véritable outil à « voyager dans le temps »… Il est ainsi, à la fois possible de retrouver tous les échanges qui ont eu lieu à une date passée, comme de se projeter dans le futur pour voir les « actions » qu’il y aura à réaliser à une date donnée. La visibilité étant encore une fois une question de droit, un manager pourra facilement évaluer la charge de son équipe et la disponibilité de chaque collaborateur.

Voyagez dans le temps à l’aide de la Gestion de la Relation Tiers

C’est une démarche qui permet à l’entreprise d’assurer une véritable qualité de service. Lorsque l’on sait combien il est important de fidéliser les clients ainsi que les fournisseurs stratégiques, on comprend dès lors combien cette philosophie de partage de l’information apporte à l’image et à la notoriété de l’entreprise.

Ouverture

Malgré toutes les fonctionnalités que peuvent proposer les ERP, il est parfois nécessaire de développer des connexions avec des applications périphériques. C’est ici, que prend fin, la sacro-sainte unicité de l’information. S’il est parfois nécessaire d’avoir des données répliquées pour accéder à des fonctions sur des systèmes embarqués, mobiles, distants… Il convient de s’assurer que votre ERP dispose bien d’une « boite à outils » permettant la connexion avec des applications tiers pour faire respecter les règles de gestion élémentaires (unicité des codes, existence de toutes les données nécessaires à la création d’un tiers, article…) afin de conserver la cohérence globale du système d’information.

Il est donc important de s’assurer que votre éditeur propose des API (Application Programming Interface ou Interface de Programmation Applicative) afin de vous permettre d’intégrer des développements complémentaires (exemple avec la connexion avec un site Internet marchand qu’il soit BtoB ou BtoC) sans déstabiliser le fonctionnement de l’ERP.

Décisionnel et analyse de données

Exemple de tableaux de bord avec Microsoft Excel pour le pilotage de l’entreprise

Le pilotage de l’activité devient enfin possible avec une vision claire, simple et globale de tous les services de l’entreprise. Ainsi de la prospection en passant par la production, les achats, la facturation…, il est possible d’analyser et de comprendre chaque donnée de l’entreprise. Avec des outils comme les tableaux croisés dynamiques que propose par exemple Microsoft Excel, la production et l’exploitation de tableaux de bord devient accessible au plus grand nombre sans exploser les budgets informatiques souvent tendu dans les TPE et PME industrielles.

Analyser et comprendre le quotidien en s’appuyant sur l’historique pour prendre des décisions éclairées et fixer des objectifs réalistes et mesurables, voilà tout l’enjeu d’un projet « Décisionnel » ou encore dénommé « Business Intelligence » en anglais.

Le tout est supérieur à la somme des parties

Dans les années 80, l’idée en vogue était, basée sur un schéma dit « Best of Breed ». Terme emprunté au monde de l’élevage et qui consiste à prendre la meilleure bête dans chaque catégorie pour réaliser des croisements et ainsi produire la meilleure race. Dans l’informatique, il s’agissait de mettre en œuvre le meilleur logiciel dans chaque domaine fonctionnel (Finance, Facturation, Production…) pour disposer du meilleur système d’information… L’expérience a démontrée, qu’il n’en était rien bien au contraire !

Il est plus économique dans le temps d’utiliser un système intégré sans compter que le décloisonnement des services de l’entreprise apporte une nouvelle organisation plus collaborative qu’individuelle tout en replaçant le client au cœur du système d’information pour lui apporter des services de meilleure qualité.

La « cerise sur le gâteau » étant d’exploiter toute la connaissance acquise autour d’un client (sous la forme de données structurées dans l’ERP) pour réaliser un marketing ciblé pour toujours mieux fidéliser les clients et mettre en œuvre une stratégie de « Cross Seling ».

Conclusions

Il est temps de vous interroger sur la performance de votre système d’information actuel et sur votre volonté de mettre en place une organisation favorisant le travail collaboratif, pour enfin faire décoller votre activité économique. L’équipe APTESIA, forte de ses 20 années passées sur le terrain à intégrer des ERP sera vous conseiller et vous accompagner dans votre projet.

Une organisation basée sur un ERP (Programme de Gestion Intégré), offre à l’entreprise un avantage compétitif majeur vis-à-vis de celles qui n’en sont pas équipées !

* Étude internationale publiée par l’INSEAD, école de commerce internationale, en collaboration avec AT&T. Résultats disponibles à l’adresse : www.corp.att.com/bemoreproductive

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