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Dis, c’est quoi un ERP | PGI ?

le 8 février 2021
ERP Définition

Définition de l'ERP

L’ERP (Entreprise Ressource Planning ou en français Progiciel de Gestion Intégré) est un progiciel permettant la gestion globale d’une entreprise.

Un progiciel ERP est un ensemble de modules connectés à une seule et même base de données. Ces modules peuvent permettre de gérer les stocks, la relation client, les achats, les ventes, ….

Ce progiciel, assure la traçabilité de l’ensemble des transactions, l’unicité des données ainsi que sa centralisation, dans une base de données unique, qui favorise le travail collaboratif.

Définition de l'ERP

L’histoire de l’ERP

l'histoire de l'ERP

Dans les années 80, l’idée en vogue était, basée sur un schéma dit « Best of Breed ». Terme emprunté au monde de l’élevage. Cela consiste à prendre la meilleure bête dans chaque catégorie, pour réaliser des croisements et ainsi produire la meilleure race. Dans l’informatique, il s’agissait de mettre en œuvre le meilleur logiciel dans chaque domaine fonctionnel (Finance, Facturation, Production…) pour disposer du meilleur système d’information. L’expérience a démontré, qu’il n’en était rien bien au contraire !

Il est plus économique dans le temps d’utiliser un progiciel intégré. Sans compter que le décloisonnement des services de l’entreprise apporte une nouvelle organisation plus collaborative qu’individuelle tout en replaçant le client au cœur du système d’information pour lui apporter des services de meilleure qualité.

La « cerise sur le gâteau » étant d’exploiter toute la connaissance acquise autour d’un client (sous la forme de données structurées dans l’ERP) pour réaliser un marketing ciblé pour toujours mieux fidéliser les clients et mettre en œuvre une stratégie de « Cross Seling ».

Les trois axiomes :

  • Unicité : la donnée existe en un seul exemplaire dans le modèle de données,
  • Centralisation : toutes les données de l’entreprise sont regroupées dans une seule et même base de données,
  • Transversalité : l’information ainsi gérée, offre l’avantage d’une grande facilité d’accès et de partage. (Suivant des droits de visibilité pouvant être mis en œuvre)
les 3 principaux axes d’un ERP

Comment fonctionne un ERP ?

Communiquer au sein d’une entreprise entre les différents services, peut s’avérer compliqué. Des données obsolètes, un manque de communication, une perte de temps, … Ce n’est pas très productif pour votre entreprise. Le développement du télétravail sur ces derniers mois a accentué ce besoin.

Un ERP permet de centraliser les données d’une entreprise. Lorsque qu’un collaborateur modifie une donnée, elle est automatiquement mise à jour dans l’ERP. Elle facilite la communication internet et permet à tout le monde, d’avoir des données justes.

fonctionnement de l'ERP
Des flux d'échanges complexes et souvent dépendant des collaborateurs
Fonctionnement ERP
Un flux unique de la base centrale vers l'utilisateur qui a besoin de l'information

Les pièges à éviter

Le progiciel ERP ayant depuis longtemps fait ses preuves, d’un modèle à la fois organisationnel et technique, est devenu un standard. Aujourd’hui, sur le marché des produits de gestion d’entreprise, il n’y a plus un seul éditeur qui ne parle pas d’ERP ou de PGI. Et pourtant…

Les « faux » ERP

Toutes les solutions de gestion, ne se valent pas et ne sont pas toutes de vrais ERP. Certains éditeurs n’hésitent pas à présenter un « ERP » composé de modules provenant d’origines différentes. Souvent suite à des rachats d’éditeurs concurrents, qui, au final, ressemble plus à une grosse usine à gaz.

Il est donc conseillé de regarder l’origine, pour s’assurer qu’il s’agit bien d’un ERP, et non pas, d’une accumulation de différents logiciels ayant des interfaces différentes, ainsi qu’un modèle de données différent et redondant sur certains champs.

L'organisation humaine de l’entreprise, un frein pour un ERP ?

Un autre piège à éviter (et que l’on évoque le moins souvent) c’est le facteur humain. La mise en œuvre d’un ERP s’appuie sur un principe de centralisation et de partage de l’information. Il n’y a plus de « chasse gardée ». Tout le monde peut accéder à l’information et avoir un regard critique vis-à-vis des résultats constatés. Pour certaines entreprises, qui ont une organisation basée sur l’individualité et non sur le partage, le changement de visibilité n’est pas toujours évident à surmonter, tant la résistance au changement peut être forte.

Il y a dans ce contexte un gros travail pédagogique à réaliser en amont avant d’entreprendre tout changement. Pour rappel, ce ne sont pas les nouvelles technologies en elles-mêmes qui font progresser les entreprises, mais le (bon) usage qu’elles en font et leur volonté d’en tirer le meilleur profit.

ERP : les avantages d’un progiciel ERP

Si les avantages sont nombreux, le premier que l’on peut évoquer ce sont les gains de temps, constatés, dans les tâches de classement et de recherche de l’information.
Les automatismes mis en œuvre par un ERP, permettent précisément d’organiser naturellement l’information autour des tiers. Ils permettent également d’offrir des fonctions permettant de trouver rapidement les données recherchées.
Il y a donc bien, une augmentation de l’efficience des collaborateurs avec la mise en œuvre d’un ERP. Cette efficience contribue grandement au retour sur investissement de ce type de projet.

L’accès rapide à l’information (dit à 360°) depuis n’importe quelle fiche, offre une nette amélioration de la qualité des services apportés aux clients et globalement avec l’ensemble des partenaires de l’entreprise. Lorsque l’on sait que le nerf de la guerre économique réside dans la fidélisation des clients, l’amélioration de la qualité de la relation client ne peut être que bénéfique au développement de l’entreprise.

D’autre part, cette organisation de l’information contribue à une nette amélioration de la qualité des données. Dès qu’un collaborateur met à jour une donnée dans le système d’information de l’ERP, elle devient automatiquement (par son aspect unique), la nouvelle référence pour tout le monde, sans aucune ressaisie ou transfert entre des bases de données multiples. Tous les collaborateurs travaillent en temps réel avec le même niveau d’informations.

La multiplication des canaux de vente (e-commerce, magasin, réseau de distribution…) est aussi un facteur fort de redondance des données. L’ERP va jouer un rôle essentiel dans l’optimisation des flux de données et la cohérence de l’information qui sera transmise au client pour lui offrir une expérience utilisateur de qualité.

Les fonctionnalités d’un ERP

Les progiciels de Gestion (PGI/ERP) peuvent être utiles pour différents besoins comme :

  • La gestion des achats
  • Le chiffrage des demandes clients
  • La gestion des ventes et la gestion commerciale
  • La gestion des stocks : Localisation, traçabilité
  • Le contrôle de gestion : budgets, …
  • La gestion relation client (GRC/CRM)
  • La gestion de production (Suivi des coûts, planification, …)
  • Le suivi logistique
  • La gestion comptable : comptabilité client, fournisseur, immobilisations, analytiques, …
Ces modules sont incluses dans le logiciel ERP ou peuvent être sélectionnées selon les besoins de votre entreprise, en fonction du découpage proposé par l’éditeur.
fonctionnalités de l'ERP

Les plus des fonctionnalités d’un progiciel

La traçabilité

La traçabilité devient omniprésente dans tous les métiers. Que ce soit pour de raisons de sécurité, de santé, de garantie etc., Elle est réglementaire et obligatoire.
Mais comment assurer cette traçabilité sans effort, lorsque l’on dispose d’un système d’information basé sur des bases de données multiples ?

Là encore, l’ERP s’imposera comme le système le plus performant pour répondre en quelques secondes à des questions, qui peuvent parfois prendre plusieurs heures, pour rassembler toutes les données et apporter une réponse à un problème…

La liste des avantages est longue. Chaque entreprise, pourrait ici apporter sa contribution tant la rationalisation du système d’information est bénéfique à la fois pour l’organisation des tâches, mais également pour le confort qu’il apporte à chaque collaborateur, lui offrant ainsi la possibilité de s’orienter vers des missions à plus forte valeur ajoutée.

Le partage des informations

Dès que toutes les informations de l’entreprise sont centralisées dans une seule et même base de données, il devient naturellement plus facile, pour l’ensemble des collaborateurs, d’accéder à ces dernières. Pour autant, ceci ne signifie pas que toutes les données sont automatiquement visibles à tous les collaborateurs.

Si les ERP proposent en standard des fonctions de paramétrage, des droits fonctionnels (créer, modifier, supprimer des entités), il convient aussi de s’assurer, que le progiciel de gestion permet de proposer des restrictions de visibilité en de l’entreprise.

L'ERP BeeGest décloisonne les différents services de l'entreprise

L’ERP BeeGest, est une solution logicielle adaptable composée de plusieurs modules interconnectés. Elle couvre la plupart des fonctions-clés de l’entreprise (CRM, Achats, Stocks, Vente, Traçabilité, Logistique, Production, SAV, Affaires…).
BeeGest est un ERP modulable selon vos besoins. Il suffit de sélectionner les fonctionnalités qui correspondent à votre entreprise pour composer votre propre ERP sur mesure !

À l’aide de ce système unifié, les utilisateurs des différents services de l’entreprise travaillent dans un environnement identique, qui repose sur une base de données unique.
Ce modèle permet d’assurer l’intégrité des données, la non-redondance de l’information, ainsi que la réduction des temps de traitement.

L’aspect modulaire permet aussi de suivre l’évolution de l’entreprise.

Conclusion

Un ERP est un progiciel permettant de regrouper différents pôles de votre entreprise, pour fluidifier la communication interne et la gestion de vos données

Indispensable à l’amélioration de la gestion de votre entreprise, il est temps de vous interroger sur la performance de votre système d’information actuel. Mais aussi sur votre volonté de mettre en place une organisation favorisant le travail collaboratif, pour enfin faire décoller votre activité économique.
L’équipe APTESIA, forte de ses 30 années passées sur le terrain à intégrer des ERP saura vous conseiller et vous accompagner dans votre projet.

Une organisation basée sur un ERP (Programme de Gestion Intégré), offre à l’entreprise un avantage compétitif majeur vis-à-vis de celles qui n’en sont pas équipées !

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