Tout d’abord, avant de vous lancer dans la recherche et le choix d’un ERP, il est nécessaire d’identifier et d’analyser les besoins de votre entreprise ; et de déterminer ce que vous attendez d’un ERP, dans ce qu’il pourra apporter de positif aux différents services de votre entreprise.
En parallèle, commencez à vous renseigner sur les solutions existantes, les outils et fonctionnalités proposés, ainsi que leurs adaptabilités à la taille de votre entreprise.
En effet, la combinaison de ces 2 analyses vous permettra sans doute, d’orienter votre choix. Mais au-delà, il existe encore quelques pièges à éviter.
Pensez que le choix d’un ERP et son implantation ne prendra que quelques semaines est souvent une erreur. Ne sous-estimez pas l’investissement en temps, que représente la mise en œuvre d’un tel outil. Ainsi, il est important de prendre conscience de l’ampleur qu’aura votre projet.
Une fois vos besoins bien identifiés, prenez le temps nécessaire afin d’établir un cahier des charges ; puis de prendre connaissance des différentes solutions existantes (même les moins connues) et de rechercher les prestataires qui les distribuent. Une fois terminé, faite une présélection des solutions possiblement adéquates. Puis, soumettez rapidement votre cahier des charges aux distributeurs, les délais d’analyse et de réponse étant variables (donnez-leur une date butoir). Soyez aussi conscient que la mise en œuvre de votre ERP, nécessitera par ailleurs une importante disponibilité de vos collaborateurs.
L’implication nécessaire, en termes d’analyse, de formation, de paramétrage et de tests, sera une charge importante à ajouter à leurs missions habituelles. Prenez le temps de repenser votre organisation pendant cette période, de mettre en place un calendrier « prévisionnel » de déploiement (votre prestataire pourra vous aider dans cette démarche). L’organisation et l’estimation réaliste du délai nécessaire seront les clés pour éviter les déconvenues liées aux retards ainsi que le désintérêt des interlocuteurs concernés.
Imposer une solution, sans concertation des futurs utilisateurs se révèle malheureusement souvent être un échec : réticence, négativité, absence d’implication … La résistance au changement pourrait être un réel frein à la mise en œuvre de votre ERP. Ce sont vos collaborateurs qui, quotidiennement utiliseront ce nouvel outil pour accomplir les tâches que vous leur confiez ; leur expérience est donc un élément d’analyse et d’aide non-négligeable au choix de votre ERP, n’hésitez pas à les consulter. Par ailleurs, ne pas omettre la partie formation (voir notre article : la formation une charge ou un atout) : Préparez vos équipes en les formant correctement, désignez un ou plusieurs référent(s) vers lesquels vos salariés pourront se tourner en cas de besoin. Cela évitera l’apparition de mauvaises pratiques, les incompréhensions et les erreurs.
Il faut donc amener les utilisateurs à prendre conscience que les changements qui vont s’opérer, vont certes, bousculer leurs habitudes, mais aussi et surtout, qu’ils auront un intérêt dans leur quotidien. Par conséquent, que leur implication dans cette mise en œuvre, aura un impact positif sur leur travail. Les amener à comprendre qu’ils sont eux-mêmes les acteurs de ce projet, qui n’est pas que celui de la direction, vous garantira leur adhésion.
Se limiter à la démonstration d’un seul éditeur et/ou ne pas approfondir certains points, peut être préjudiciable dans votre choix. En effet, vous arrêter sur la première impression que peut vous laisser le design et les fonctionnalités d’un seul logiciel, ne vous permettra pas d’effectuer un choix judicieux. La plupart des ERP proposent des fonctions similaires, mais leur ergonomie et leurs spécifications peuvent varier de façon significative, ce qui, à l’installation et l’utilisation aura des répercussions conséquentes. Demandez à différents professionnels (3 environ) de vous présenter leurs produits afin de pouvoir vous faire une idée et comparer les points forts et faibles de chacun.
Ne vous laissez pas leurrer par les apparences : un beau design ou quelques innovations clinquantes, peuvent parfois cacher la pauvreté des notions de base d’un ERP, qui à terme se révélera inadapté à vos besoins.
La prise de connaissance de la documentation détaillée des logiciels, la participation de collaborateurs à l’étude et la sélection de l’ERP, la recherche d’avis clients (voire même la prise de contact avec eux) sont autant d’actions qui vous aideront dans le choix d’un outil adéquat.
Attention, la meilleure solution du marché n’est pas forcément la solution la plus adaptée à votre entreprise.
Un ERP doit s’envisager sur le long terme ! Tant au niveau de la solution choisie que sur le plan humain.
Toutes les fonctionnalités que proposent un ERP ne vous sembleront peut-être pas nécessaires, mais celles-ci pourraient devenir un besoin plus tard. De ce fait, pensez à anticiper l’évolution de votre activité et les besoins futurs qu’elle engendrera. Différenciez les fonctions indispensables dans l’immédiat et celles qui seraient nécessaires à l‘avenir. En revanche, une mauvaise estimation pourrait vous mener au moment où, au terme des fonctionnalités disponibles, vous vous trouverez dans l’obligation de prévoir le changement de votre logiciel, ou, de devoir faire appel à une société capable de développer et d’adapter des fonctions précédemment négligées. Une nouvelle recherche d’ERP ou l’adaptation de l’existant, impliquera encore un investissement financier, humain et un temps important, vecteur de démotivation, perte de confiance, sentiment d’échec du projet …
De plus, le développement d’un logiciel est rarement figé : nouveautés et améliorations du produit peuvent être fréquentes, assurez-vous de pouvoir accéder régulièrement à ces mises à jour.
N’oubliez pas aussi l’évolution de vos effectifs : les utilisateurs d’aujourd’hui ne seront peut-être plus ceux de demain. Il faut donc préparer la transmission entre vos salariés, l’intégration des nouveaux arrivants, et ne pas négliger l’aspect création/conservation de documentation. De même, il pourra se révéler utile de procéder à la remise à niveaux des connaissances de chacun. (N’hésitez pas à consulter votre prestataire qui dispose souvent de support et/ou pourra vous proposez des interventions ponctuelles).
Voyez loin, pensez à votre futur ! Anticipez, priorisez, prévoyez ! Entourez-vous de personnes capables de vous accompagner dans la durée, afin de réaliser un choix éclairé
L’intégration d’un ERP est un investissement financier important ! L’étude de différentes solutions vous permettra d’en évaluer le coût. Une fois ces coûts identifiés, il vous faudra analyser votre capacité financière. C’est la combinaison entre cette capacité et l’étude des solutions qui vous conviendraient, qui permettra de déterminer celle que vous pourriez mettre en œuvre. Parfois, il peut être nécessaire de revoir son mode de financement, afin de pouvoir acquérir la solution la plus adaptée.
Outre prévoir le coût de l’acquisition et de l’installation, il faut aussi valoriser l’impact des coûts de maintenance/assistance et leur fréquence, l’acquisition des licences/droits utilisateurs ; ainsi que le prix des interventions de votre prestataire. Enfin, n’oubliez pas d’évaluer le budget des formations et de consulter votre organisme collecteur pour connaitre la prise en charge possible.
Ce sont autant de charges qu’il faut valoriser, pour être à même de concrétiser la réalisation de cet investissement dans sa globalité. Avoir le plan de financement adapté à votre projet est aussi l’une des priorités pour sa réussite.
Vous l’aurez compris, l’implantation d’un ERP ; de sa sélection jusqu’à sa mise en œuvre, vous prendra du temps. Il va induire des modifications plus ou moins importantes dans vos méthodes de travail. Il faudra donc impliquer vos collaborateurs afin d’obtenir leur adhésion à ce projet. C’est un travail d’équipe qui vous permettra d’étudier et de choisir l’outil qui répondra le mieux aux besoins actuels et futurs de votre entreprise.
Mais c’est aussi un investissement, à l’impact financier non-négligeable. Il conviendra de l’envisager correctement, afin d’être assuré de pouvoir mener à bien ce projet d’entreprise.
Pensez à long terme, prenez le temps de la réflexion ; sachez hiérarchiser vos priorités, estimer jusqu’où vous souhaitez aller. Entourez-vous, afin de réaliser un choix éclairé et de sélectionner l’ERP qui vous correspond !
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