Avec les derniers événements (Covid, confinement, etc.), des difficultés d’approvisionnement se font ressentir. Les délais plus longs, les retards de livraison ou la réduction de la main-d’œuvre, n’arrangent rien. Pour pallier à ces difficultés, Aptesia met à votre disposition les fonctionnalités « consultation » et « demande d’achat ».
Ces deux fonctions seront disponibles dans le module « gestion commerciale » à partir de la version 2.40.
Sélectionner le bon fournisseur, n’est pas chose facile. Chacun propose ses prix, ses délais. Votre fournisseur habituel n’a pas été livré ou a pris du retard. C’est là, tout l’enjeu de la consultation.
Elle se fait en amont de la commande d’achat, et permet d’avoir un suivi des demandes faites aux fournisseurs, de les répertorier et sélectionner le ou les fournisseurs choisis en fonction de son offre.
Etape 1 : Créez une consultation avec la liste de tous vos besoins (délais, prix, etc.). Choisissez tous les fournisseurs que vous voulez consulter, puis, en un clic, envoyez un e-mail à chaque fournisseur. Le nom des destinataires changera automatiquement. Un gain de temps non-négligeable !
Etape 2 : A la suite de votre e-mail, vous allez réceptionner les réponses de vos fournisseurs. Renseigner les dans votre ERP Beegest en mémorisant les mails de réponses ainsi que leurs documents liés. Cela vous permettra d’avoir une vision sur l’ensemble des propositions et ainsi, faciliter la comparaison.
Étape 3 : Pour finir, sélectionnez-le ou les fournisseurs dont les propositions correspondent au mieux à votre demande. Il suffit de transformer les lignes de consultation en commande d’achat en un seul clic.
Simple, rapide et efficace, la consultation facilite votre gestion d’approvisionnement et vous fait gagner un temps considérable. De quoi vous épauler dans vos difficultés d’approvisionnement.
La demande d’achat, consiste à faciliter votre organisation interne. Elle permet de faire remonter un besoin d’achat au service concerné, pour qu’il puisse par la suite, passer commande.
Par exemple, si vous avez besoin d’une pièce en atelier, le responsable se chargera de faire remonter l’information en réalisant une demande d’achat via l’ERP BeeGest. Il mentionnera les pièces dont il a besoin. La demande d’achat pourra ensuite être traitée par le service achats ou le service désigné. Ce dernier analysera la demande et passera commande en choisissant les quantités, les fournisseurs ou passer par la phase de consultation fournisseur.
Cette fonctionnalité est aussi utile pour les besoins de consommables.
Intuitive, et facile d’utilisation, la demande d’achat facilitera la communication entre les différents services, ainsi que votre gestion interne. Les demandes seront numérisées et centralisées dans l’ERP. Vous éviterez les pertes d’information qui peuvent être cruciales pour votre production.
Pour vos commandes internes ou externes, les fonctionnalités « consultation » et « demande d’achat », seront vos meilleures alliées. Simples et faciles d’utilisation, elles vous feront gagner du temps et optimiseront votre gestion d’approvisionnement. Pour rappel, elles sont disponibles à partir de la version 2.40 dans le module « gestion commerciale ».
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