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Optimiser son temps en entreprise

le 1 septembre 2022
optimiser son temps en entreprise

Vous êtes toujours pris par le temps ? Et vous n’arrivez pas à finir vos projets dans les délais ? Aptesia vous dévoile ses astuces pour optimiser votre temps en entreprise, ainsi que certaines des fonctionnalités de l’ERP BeeGest qui vous aideront à l’optimiser et améliorer ainsi votre efficacité.

Optimiser son temps, c’est gagner en performance

Savoir optimiser son temps en entreprise est un mode de vie et des habitudes à prendre. Ce n’est pas toujours simple, mais cela sera bénéfique pour vous et vos collaborateurs.

Une bonne gestion du temps en entreprise, vous permet de gagner en rapidité, en efficacité et en performance. Cela aura une répercussion sur votre humeur. Vous serez davantage motivé, calme et apaisé, ainsi votre environnement de travail sera favorisé. L’ambiance avec vos collaborateurs sera généralement plus détendue et il y aura une meilleure cohésion d’équipe. 

En optimisant votre temps, vous pourrez aussi vous consacrer à de nouveaux objectifs professionnels.

Astuces et méthodes pour optimiser son temps en entreprise

Pour vous aider à améliorer votre temps en entreprise nous vous donnons 3 méthodes et astuces à mettre en œuvre dans votre quotidien.

La méthode des 5 S :

La méthode des 5S est issue du lean management. Elle permet de gagner en efficacité, et d’optimiser les conditions et le temps de travail en améliorant son environnement et son organisation au bureau, comme en atelier.

D’origine japonaise, elle fait partie de la démarche qualité. Elle est constituée de 5 étapes :

1. Seiri : supprimer : débarrassez-vous du superflu. Faites le tri entre ce qui sera utilisé et ce qui ne le sera pas, sur un poste de travail (matériel, outils, équipements…).

2. Seiton : ranger : concevez un espace de travail efficace où chaque chose à une place bien définie, ce qui permet de faire évoluer d’une façon simple,  les opérateurs sur les différents niveaux de la chaîne de production.

3. Seiso : nettoyer : travaillez dans un environnement propre pour éviter des dysfonctionnements.

4. Seiketsi : standardiser : faites ancrer la démarche dans les esprits, grâce à des procédures écrites et/ou visuelles qui accompagneront l’opérateur dans un nouveau mode de fonctionnement.

Optimiser son temps

5. Shitsuke : pérenniser : faites durer cette méthode dans le temps, en mettant en place un contrôle régulier, jusqu’à ce que ça devienne une habitude.

Le Diagramme-ishikawa

Le diagramme-ishikawa, aussi appelé diagramme en arête de poisson, est un graphique qui permet d’isoler les différents éléments d’un problème, afin de visualiser la totalité des causes liées à un effet.

Il est souvent utilisé dans l’industrie pour réduire le gaspillage, produire plus et améliorer la performance de l’entreprise.

Les causes d’un problème peuvent être regroupées en cinq catégories, les 5 M :

Milieu : poste de travail, les éléments entourant le poste (la température, les poussières), …

Méthodes : les procédures, les flux d’information, les organisations et les transferts d’information, …

Moyens/Matériels : les équipements de fabrication, machines, outillages, pièces de rechange présentes au poste.

Main d’œuvre : les ressources humaines, les qualifications du personnel, et la santé.

Matière : les différents consommables utilisés, matières premières…

diagramme ishikawa

Définir des objectifs SMART :

En définissant des objectifs SMART vos objectifs seront plus adaptés à votre capacité et vous visualiserez mieux les étapes et résultats d’un projet.

Plus simples à visualiser, ils seront source de motivation et vous augmenterez les chances de les réaliser.

Spécifique : il doit être simple, clair et sans ambiguïté. Il faut définir précisément ce qui doit être fait, les personnes chargées de la réalisation et comment elles doivent s’y prendre.

Mesurable : l’objectif doit être quantifiable de manière à être évalué. Vous ne pouvez pas dire « Je veux plus de vente » ou « je veux plus de prospects », etc. 

Atteignable : il doit être accessible. De plus, il faut qu’il soit suffisamment ambitieux pour être motivant et inciter les salariés à donner le meilleur d’eux même. 

Réalisable : l’objectif doit être approprié aux ressources de l’entreprise et à ce que vous pouvez faire. Ne soyez pas trop ambitieux, si vous savez que ce sera difficile à réaliser avec les moyens de la société.

Temporaire : l’objectif doit être limité dans le temps. Fixer une date limite de réalisation.

Optimiser son temps en entreprise avec l’ERP BeeGest

Pour améliorer à être productif, l’ERP BeeGest est pensé de façon à optimiser au maximum votre temps.

 

  • Soyez réactif avec le web atelier : grâce à BeeGest Web, vous pouvez gérer vos stocks sur un support mobile. Plus besoin de relever les informations sur papier puis de perdre votre temps à traverser l’atelier pour renseigner les données. Avec notre ERP, il vous suffit de sortir un téléphone de votre poche ou d’etre muni d’une tablette, pour réaliser des saisies instantanément.

 

  • Suivez  en temps réel, l’avancement de vos productions, le statut de vos commandes, l’état de vos livraisons et bien d’autres données grâce à Beegest ; vous pourrez ainsi rapidement adapter vos objectifs en fonction de vos observations.

 

  • Réalisez certaines tâches plus facilement telles que,  vos demandes d’achat vos consultations fournisseurs, leur suivi,  voir leur transformation  en commande. Des automatismes permettent le transfert et/ou la communication  des données pré-renseignées.

  • Organisez vos temps de production en optimisant votre plan de charge. Anticipez et adaptez vos besoins et vos ressources pour satisfaire vos clients dans le temps imparti.

 

  • VisualiseZ vos données et vos KPI, et autres indicateurs grâce aux tableaux de bord. Un résumé synthétique de vos données et résultats,  vous permettra d’ajuster vos actions rapidement et d’ accroître vos performances.

 

  • D’autres fonctions de l’ERP BeeGest vous font également gagner en temps et en productivité. A vous de découvrir les modules qui vous correspondent !

 

A retenir pour une bonne optimisation de son temps en entreprise

Optimiser son temps au travail vous permet d’améliorer votre environnement professionnel ainsi que votre productivité. L’ERP BeeGest vous fera gagner du temps avec l’ensemble de ses tâches automatisées. Différentes astuces et méthodes existent également pour favoriser votre organisation et optimiser la gestion de votre temps de travail. A vous de mettre en œuvre celles qui vous correspondent !

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